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三峡大学档案管理办法(修订)
2020-11-27 16:25  

三峡大学文件

三峡大校〔2017〕15

关于发布《三峡大学档案管理办法(修订)》

的通知


校属各单位:

根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》(中华人民共和国教育部令第27号)等有关法律法规的要求,现将《三峡大学档案管理办法(修订)》予以发布,请遵照执行。


附件:三峡大学档案管理办法(修订)



三峡大学

2017年3月30


附件:

三峡大学档案管理办法(修订)


第一章  总 则

第一条  为了进一步加强我校档案工作,提高档案管理水平,充分发挥档案在党政管理、教学、科研等工作中的重要作用,根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》(中华人民共和国教育部令第27号)等法律法规,结合我校实际,特制订本办法。

第二条  本办法所称档案是指我校建校以来,学校或个人在从事党政管理、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会及其他各项活动中直接形成的对学校或社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式载体的历史记录。全校档案由档案馆集中统一管理。

第三条  档案工作是学校重要基础工作之一,是维护学校历史面貌的真实记录,是衡量教育质量和管理水平的重要标志,学校将档案工作纳入整体发展规划,确保档案工作与学校整体工作同步发展。

第四条  坚持学校党委和校长领导,由一名校级领导主管全校档案工作,档案馆负责全校档案管理工作。构建以档案馆为主体,各部门、学院为支撑,各方分工明确,职责清晰、协调配合、覆盖全面的档案工作运行机制,将档案工作列入部门年度工作目标考核内容。

第五条  各归档单位确定一名负责人分管本单位的档案工作,落实部门立卷归档制度,配备兼职档案员,负责本单位档案收集、立卷、整理工作,按规定时间向学校档案馆移交、归档,并接受业务指导。        

第六条  学校成立档案工作委员会、档案行政执法工作考核小组等专门组织机构,由分管校领导和有关部门负责人组成,负责组织、协调、研究解决有关档案方面的重要工作。

第二章  档案馆及档案工作相关人员职责

第七条  档案馆职责

(一)贯彻执行党和国家有关档案工作方针、政策和法律法规,综合规划学校档案工作,努力完成上级和学校下达的各项档案工作任务。

(二)遵照上级有关规定,结合本校实际,制订学校档案事业发展规划,拟定学校档案工作规章制度,并负责贯彻落实。

(三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管和利用各类档案及资料。

(四)编制各类档案检索工具,编研、编印及出版各类档案资料,开发档案信息资源。

(五)组织实施档案信息化建设和电子文件材料归档工作。

(六)开展全校专(兼)职档案员业务培训,不断提高业务能力和管理水平。

(七)对全校档案工作实行指导、监督、检查,开展档案工作评比活动,总结交流档案工作经验。

(八)利用档案开展多形式的宣传教育活动,增强师生员工档案意识,促进档案工作正常开展。

(九)开展档案学术研究和交流活动。

(十)负责校史展览馆参观接待工作,发挥档案宣传和育人功能。

(十一) 负责管理学校干部人事档案和学生档案。

第八条  归档单位分管负责人职责

(一)贯彻执行国家、省(部)有关档案法律法规和学校档案工作规章制度,切实将档案工作纳入本单位工作议事日程。

(二)加强与学校档案管理部门工作联系与沟通,共同做好业务指导、监督、检查工作,确保档案材料归档质量。

(三)负责本单位所有归档案卷内容、质量审查把关,保证归档文件材料齐全完整。

(四)切实加强本单位档案归档工作领导,对兼职档案员提出具体工作要求,并解决工作中遇到的问题和困难,保证高质量完成本单位档案归档工作任务。

第九条  归档单位兼职档案员职责

(一)负责本单位产生的各类文件材料积累、保管、组卷和整理工作。

(二)按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,做到文件材料系统整理,合理组卷,编制页号或件号准确,制作归档材料移交清单。

(三)主动接受档案馆业务指导和检查,按规定时间向档案馆移交档案。

(四)切实做好归档文件材料的保密和安全工作。

(五)积极参加档案业务培训,不断提高档案工作能力和业务水平。

第三章  档案管理

第十条  档案馆应按照国家档案管理有关规定,制定符合国家档案标准规范、体现学校特点的档案分类方案、归档范围和保管期限表(简称“三合一”制度)等相关制度,严把档案材料收进关。

第十一条  实行纸质档案材料和电子档案材料同步归档,在线归档。

第十二条  实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。各归档单位兼职档案员应按照归档要求,遵循纸质档案材料和电子档案材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷,编制页号或者件号,制作卷内目录,检查合格后,按规定时间移交档案馆。

第十三条  归档档案应质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准要求,电子文件的归档按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》及《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894—2002)执行。

第十四条  学校有关部门在进行国家和省部级重要科研成果、大型仪器设备(或大批量仪器设备)和基建工程等鉴定验收时,须通知档案馆派工作人员参加。

第十五条  合并机构的档案,由学校档案馆集中统一保管。

第十六条  我校工作人员在从事党政管理、教学、科研等职务活动中形成的各种形式载体的档案材料,按本校档案材料归档范围,由所在单位兼职档案员收集后定期移交档案馆保管,任何个人不得据为己有。

对个人在其非职务活动中形成的重要文件材料,档案馆可通过征集、代管等形式管理。

第十七条  档案馆负责向校内外征集与本校有关的档案资料。

第十八条  学校与校外协作单位完成的项目,档案馆至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本外,应将复制件送交学校档案馆保存。

第十九条   档案馆应强化特色档案资源建设,加强学校重点工程、重大科(教)研项目、重大活动、重要人物和特色工作等“四重一特”档案资源的收集管理工作。

第二十条   建立组织、人事部门和档案馆三方联动的工作机制,组织、人事部门对干部人事档案进行收集、审核、归档、监督和指导,档案馆负责接收、整理、保管和提供利用。

第二十一条  明确学生档案的基本来源、内容特点、要件构成和责任主体,档案馆应加强学生纸质档案和电子档案的规范管理。

第二十二条  学校负有安全生产监督管理职责的相关部门、事故发生单位及其他有关单位应加强对生产安全事故报告、事故调查和处理过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录的收集、整理工作,并按相关规定及时归档。任何单位和个人不得将事故档案据为己有或拒绝归档。档案馆应按有关规定切实加强保管。

第二十三条  档案馆应按照国家有关规定,确定档案材料保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案,由档案馆登记造册,经鉴定和批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第二十四条  学校档案由档案馆保管。在国家需要时,学校应提供所需的档案原件或者复制件。

第二十五条  档案馆应采取档案保护技术,防止档案破损、褪色、霉变和散失。对已破损或者字迹褪色的档案,应及时修复或者复制。对重要档案的破损、褪色修复后应及时加工成电子档案保管。

第二十六条  档案馆应建立档案保管、保密、利用等制度,严格履行档案查、借、复印等审批和登记手续。档案库房的技术管理应确定专人负责,定期检查,确保档案安全。遇特殊情况,应立即向领导报告,及时处理。

第二十七条  档案馆应对每年收进移出档案材料、馆藏档案及档案利用等情况进行统计,并按国家有关规定做好统计报表上报工作。

第四章    档案的利用与公布

第二十八条  档案馆应按照国家有关规定公布档案。未经学校授权,其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者,不对外公布:

(一)涉及国家秘密的;

(二)涉及专利或者技术秘密的;

(三)涉及个人隐私的;

(四)形成单位规定限制利用的。

第二十九条  校内外各单位具体经办人应持单位证明及合法身份证件,个人应持合法身份证件,到档案馆办理有关手续后方可利用已开放的档案。

查阅、摘录、复制未开放的档案,应经档案馆负责人或有关部门批准,涉及未公开的技术问题,应经形成单位或本人同意,必要时报请学校领导审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或国家秘密,应经学校保密工作部门批准。境外组织或个人利用档案的,按国家有关规定办理。

第三十条  档案馆提供利用的重要、珍贵档案,一般不提供原件,如有特殊需要,应经档案馆负责人批准。

第三十一条  档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖档案馆公章的档案复制件,与原件具有同等效力。

第三十二条  档案馆应为社会利用档案创造便利条件,不应收取费用。

学校和社会组织、个人利用其所移交、捐赠的档案应无偿和优先提供。

第三十三条  经档案馆同意寄存的档案,归寄存者所有。档案馆如需要向社会提供利用,应征得寄存者同意。

第三十四条  档案馆应加强档案史料研究、整理和信息资源开发工作,服务于学校领导和部门工作。

第五章  条件保障

第三十五条  学校将档案工作所需经费列入学校预算,专款专用,确保档案工作需求。

第三十六条  按照《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》的要求,档案馆库配备相应的设施设备,用房实行办公室、阅档室、库房三分开;档案馆库房的设置应符合档案保管要求,用房面积应预留20—30年空间;存放涉密档案应设有专门库房;存放声像、电子等特殊载体档案应配备专用设备。

第三十七条  学校设立档案工作专项经费,为档案馆配置办公、档案管理现代化及信息化所需设备设施,保证档案信息化建设与学校智慧校园建设同步实施,推动数字档案馆建设。

第三十八条  学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员,应按照法律法规有关规定采取防止职业中毒事故发生,并按照有关规定发放保健津贴。

第六章  奖励与处罚

第三十九条  学校对在档案工作中做出贡献的单位或者个人,给予表彰与奖励:

(一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;

(二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;

(三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;

(四)将重要的或珍贵的档案捐献给学校档案馆的;

(五)同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。

第四十条  有下列行为之一的,学校应对直接负责的主管人员和其他直接责任人依法给予处分,构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。

(一)玩忽职守,造成档案损坏丢失或擅自销毁档案的;

(二)违反保密规定,擅自提供抄录、公布档案的;

(三)涂改伪造档案的;

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的;

(五)不按规定归档,拒绝归档或将档案据为己有的;

(六)其他违反档案法律法规行为的。

第七章  附 则

第四十一条  本办法自发布之日起施行,原《三峡大学档案管理办法》(三峡大档〔2009〕2号)同时废止。

第四十二条  本办法由档案馆负责解释。

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