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关于发布《三峡大学学生档案管理办法(修订)》的通知
2020-11-27 16:24  

三峡大学文件

三峡大档〔2017〕5

关于发布《三峡大学学生档案管理办法(修订)》

的通知


校属各单位:

经校长办公会讨论通过,现将《三峡大学学生档案管理办法(修订)》予以发布,请遵照执行。


附件:三峡大学学生档案管理办法(修订)


三峡大学

2017年3月9

附件:

三峡大学学生档案管理办法(修订)


为了进一步加强学生档案规范管理,提高学生档案管理水平,根据《中国人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》、《高等学校档案管理办法》等政策法规的有关规定,结合学校实际,制订本办法。

一、指导思想

以上级有关文件精神为依据,做好学生档案收集、整理、保管、利用工作,提高管理水平,适应学生工作的需要,为全校学生工作服务。

二、管理原则

学生档案实行集中统一管理,切实维护学生档案的完整性和真实性。

三、学生档案归档范围

(一)普通本、专科学生档案归档范围

1.高中、高考资料

2.三峡大学学生登记表

3.三峡大学学生学年鉴定表

4.三峡大学学生军事训练结业表

5.高等学校毕业生体检表

6.高等学校毕业生登记表

7.入团志愿书

8.入党申请书、志愿书及考核、培养、调查材料((1)入党申请书、(2)转正申请书、(3)自传、(4)入党申请人谈话记录、(5)党员、群众推荐入党积极分子座谈会会议记录、(6)群团组织推优、 (7)支委会研究确定入党积极分子的会议纪要、(8)入党积极分子培养考察登记表、(9)学生综合素质测评部分排序表、(10)征求党内外群众意见表(成为发展对象)、(11)征求党内外群众意见原始记录(成为发展对象)(12)   对发展对象入党的意见、(13)政审材料、(14)外调函原件、(15)党支部对发展对象的综合审查意见、(16)基层党委审查发展对象接收为预备党员的通知、(17)预备期考察表、(18)延长预备考察表、(19)征求党内外群众意见表(预备党员转正)、(20)征求党内外群众意见原始记录(预备党员转正)、(21)党校学员登记表、(22)党校培训《结业证》、(23)入党积极分子培养教育期间思想汇报、(24)预备党员预备期思想汇报、(25)发展党员各阶段公示情况、(26)附页、(27)入党志愿书)

9.三峡大学学生学籍异动材料

10.三峡大学学生奖惩材料

11.三峡大学学生历年学业成绩总表

12.三峡大学学生教育实习、毕业实习考核成绩评定表

13.三峡大学学生贷款协议书

14.三峡大学学生第二学位成绩表

15.三峡大学授予学位证明书

16.全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书

17.档案转递通知单

(二)硕士研究生档案归档范围

1.考研前已形成的人事档案

2.考研资料((复试情况表、录取登记表、录取通知书、少骨定向培养协议))

3.三峡大学硕士研究生登记表

4.三峡大学硕士研究生毕业登记表

5.三峡大学学位论文评语、三峡大学学位申请及评定书

6.体检表

7.三峡大学硕士研究生学业成绩表

8.党员材料(同本科)

9.奖惩材料

10.全国毕业研究生就业通知书

11.档案转递通知单

注:此归档范围适用于在职工工程硕士,全日制(分为学术型和专业学位)硕士。

(三)博士研究生档案归档范围

1.考博前已形成的人事档案

2.考博资料(复试情况表、博士研究生入学考试报名信息表、录取通知书)

3.三峡大学博士研究生毕业登记表

5.三峡大学博士学位授予证明

6.体检表

7.三峡大学博士研究生学业成绩表

8.党员材料

9.奖惩材料

10.出国审批表

11.全国毕业博士研究生就业通知书

12.档案转递通知单

四、档案馆学生档案管理工作职责

1.负责对各学院、有关部门学生档案材料收集和整理工作进行指导、督促、检查。

2.提供利用并办理档案查阅。

3.遵守保密制度,保管好学生档案,保证学生档案安全。

4.做好学生档案接收和转递工作。

5.办理其他有关事宜。

五、部门学生档案管理工作职责

1.各学院、学生工作处、教务处、研究生院、招生及就业指导处按各自职责范围收集和整理相关学生档案材料。学生档案材料形成单位对归档材料质量负责,档案材料在归档前,材料形成单位应进行认真的审核,对书写不规范的应当重新制作,对手续不完备的应补全手续。姓名、出生时间、入党和入团时间、政治面貌等重要信息处有更改痕迹的,由档案材料形成单位审核并加盖公章。

2.凡归档的材料必须真实、完整、齐全、文字清楚、手续完备。材料规定要组织审查的,必须经组织审查盖章后方能归档。

3.学生档案材料一律用钢笔或毛笔书写,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。

4.学生在校期间形成的档案材料由各学院收集保管,并在每年11月底前完成上学年度形成的档案材料整理工作。

5.学生入校时,由各学院收取新生档案,并做好新生档案中高中、高考材料的审核登记工作,将审核登记表和新生档案于10月中下旬移交档案馆。档案馆于次年1月上旬公布全校新生档案缺失情况表,各学院辅导员自行下载并督促学生补齐档案缺失材料。

6.学生毕业时,各学院将形成的档案材料按班级、学号顺序整理后到档案馆进行装袋、装袋前各学院审核档案馆所提供的档案袋中的已有材料,随后放入大学或研究生阶段材料、密封袋口和加盖密封章移交归档,并附归档材料清单。毕业生档案寄出以后,如有档案材料遗失情况,责任归最后装档封档方负责。

7.档案馆会对各学院装入毕业生档案袋的材料进行抽查,抽查的比例为该学院人数的30%,抽查里面的材料是否盖章,是否签名。凡抽查不合格的学院,要求重新返工。

六、学生档案查阅

1.查阅人需持有关证件在阅档室查阅,不准将档案带出阅档室。

2.查阅人不得在档案上圈划、涂抹、篡改、批注,不得抽出档案材料,不得向无关人员泄露档案内容。

3.档案原则上不外借,如必须借出使用时,应说明事由,经主管部门负责人批准,并严格履行登记手续,限期归还。外借材料仅限学生党员材料。

4.查阅学生档案一般限对学生工作处、教务处、保卫处、研究生院、招生及就业指导处、各学院。

七、学生档案交接与转递

1.每年各类招生结束后,有关部门(招生及就业指导处、研究生院、学院)应及时将学生档案移交档案馆。移交过程中,必须认真清点、核对,并办理交接手续。

2.招生结束后,凡涉及学生退档,须经招生及就业指导处同意后,办理有关退档手续。

3.学生取得学籍后中途退学,需将档案转出的,须凭教务处的退学文件、离校通知单及学院的退学证明,方可将档案转递到接收单位。

4.学生毕业时,档案馆按照招生及就业指导处编制的就业方案,在两周内将毕业生档案转递到就业单位、就业单位所在地的政府人才公共服务机构或入学前户籍所在地的县(市)、区一级政府人才公共服务机构。如有特殊情况,需将档案保留在校的,经有关部门同意后,按学校代管档案办法办理。

5.档案转递应办理登记手续,在招生与就业指导处或研究生院招生就业办公室填写“档案转递通知单”。

6.学生档案转出一律不对学生本人和家长。用人单位到学校审阅档案必须持有公函,经档案馆核实,方可审阅。

7.转递档案时,严禁个人自带档案转递。

八、本办法自发布之日起施行,由档案馆负责解释。

 

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