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查档须知
2020-11-26 15:34  

一、开放的纸质档案利用

1、校内外利用者持有效证件或所在单位介绍信等合法证明,可直接到本馆查阅利用档案。

2、外国组织或个人查阅利用非本人或本人档案的,须经学校相关部门同意并持相关证明,方可查阅利用档案。

二、未开放的纸质档案利用

1、本校各单位因工作需要,查阅利用未开放档案,须经主管部门、校领导批准后方可查阅利用。

2、本校职工(教师)报考硕博士研究生利用本科成绩及硕士研究生相关资料,应先到人事处领取并填写(干部人事档案查阅审批表),由人事部门批准盖章后,方可持此表及本人有效证件前来我馆办理。

3、本校职工(教师)利用科研课题档案及获奖奖状及证书,本课题组研究人员凭有效证件可直接查阅利用;非课题组的校内外人员查阅有关档案资料,须经学校主管部门领导批准 并盖公章后方可查阅。

4、本校历届毕业生查阅利用在校期间学籍或补办学历、学位证书认证有关资料,凭本人有效证件,可直接到本馆办理。若委托他人办理的,须持本人委托书及受托人的有效证件方可办理。

5、校外单位、个人查阅利用本校未开放档案,须出具所在单位介绍信, 说明查阅利用档案事由和要求,并经本馆领导或学校相关部门领导签字同意后,方可查档利用。

三、内阅、外借档案相关规定

1、利用者应听从工作人员安排,在指定的阅档处查阅。

2、查阅时必须做到爱护档案,不得擅自拆卷,更不得随意在案卷内涂改、勾画、眉批、增删、抽页、剪裁和污损,如在查阅过程中发现有损坏情况,视损坏程度和档案价值并按有关规定作出相应的赔偿。

3、馆藏档案不外借,确因工作需要必须外借时,应提出外借申请,办理外借手续,经馆领导 批准后,方可借出。

4、档案外借期限不得超过一周时间,如需要可办理续借手续,逾期不归还且未办理续借手续者,本馆将会同主管部门酌情予以处罚。

5、借阅者应对所借档案的安全保密负责,在外借期间应妥善保管,如遇遗失应立即报告,以便及时追查处理。

6、为保护档案,阅档室内禁止吸烟,不准携带饮料、食品等物品入内。

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